A UQ, nous attachons grande importance à la protection de la vie privée de tous ceux dont nous recueillons les données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable en Belgique.
Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont fournies contre la perte, la destruction, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’utilisation inappropriée.
Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles données nous collectons, comment et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transférer, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.
Que fait UQ?
UQ WORKS NV est une société anonyme dont le siège social est situé Bouwensstraat 21 à Anvers et dont le numéro d’entreprise est BE0669 828 154. C’est une société belge qui fait partie du groupe UMAN360.
UQ a une mission positive et représente une nouvelle façon de travailler. Notre mission est de donner aux personnes et aux organisations plus de confiance pour faire face à un avenir en mutation rapide. Le développement de l’individu est fermement inscrit dans l’ADN de notre entreprise, mais surtout, nous pensons que la combinaison de la technologie avec un contenu unique est la clé du succès. Grâce à nos solutions numériques personnalisées, nous améliorons l’engagement et la rétention de tous vos employés.
Dans le cadre de ses activités, UQ traite des données à caractère personnel de personnes physiques et il peut s’agir de personnes physiques qui utilisent nos plateformes logicielles, visitent notre ou nos sites web, de membres du personnel, de candidats à un emploi, etc.
UQ applique une politique de confidentialité stricte, conformément au règlement GDPR. Pour toutes vos questions, demandes ou plaintes concernant le traitement de vos données personnelles à UQ, veuillez nous contacter à l’adresse électronique indiquée : privacy@uq.works.
Quelles sont les données personnelles traitées par UQ?
UQ traite les données personnelles qui sont nécessaires à l’exécution des accords et des contrats conclus dans le cadre de ses activités, et traite les données qui sont nécessaires à UQ pour pouvoir exercer ses activités commerciales. Ces données peuvent comprendre votre nom, votre prénom et vos coordonnées, mais aussi votre choix de langue, votre entreprise, votre numéro d’entreprise ou de TVA, votre numéro de compte bancaire, votre numéro de téléphone portable, votre adresse électronique, etc., mais aussi la communication que vous avez avec UQ en tant que partenaire actuel ou potentiel, participant, candidat à un emploi, personne concernée, etc. Vous pouvez également nous fournir des informations supplémentaires si nous sommes en contact avec vous par d’autres canaux (par téléphone, par e-mail, lors de salons ou d’événements). UQ peut également collecter des informations accessibles au public dans le but de vérifier les données précédemment collectées ou pour gérer et développer ses activités.
Lorsque vous visitez notre site web public, vous n’avez pas besoin de fournir d’informations personnelles pour en utiliser la majeure partie. Il se peut toutefois que nous capturions des informations sur l’utilisation de notre site web, et que des données publiques (telles que vos profils de médias sociaux ou les mentions de votre site web) nous soient également visibles grâce aux technologies de suivi du site web. En outre, vous pouvez toujours fournir des informations supplémentaires lorsque vous remplissez des formulaires sur notre site web.
UQ traite peu de données personnelles sensibles au sens du GDPR.
Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles?
Le traitement dans le cadre d’accords et d’arrangements prévus ou en cours constitue également la principale base juridique du traitement des données par UQ et ses membres.
Si nécessaire, votre consentement supplémentaire, explicite et spécifique au traitement de vos données personnelles conformément au GDPR sera demandé. Un consentement donné peut en principe être retiré gratuitement et par voie électronique, sauf s’il y aurait un autre motif légal pour le traitement.
Lors de la première connexion aux différentes plateformes logicielles de UQ, des données sont demandées (telles que le nom, l’adresse e-mail, la langue, etc.) qui doivent être remplies afin de pouvoir créer un compte personnel et activer certaines fonctionnalités des plateformes logicielles. D’autres données personnelles peuvent être ajoutées à tout moment sans obligation, comme par exemple le téléchargement d’une photo de profil.
Si un client a acheté l’un de nos “software as a service”, l’utilisation des données personnelles de ses employés est couverte par sa politique générale d’entreprise et de confidentialité. Veuillez vérifier auprès de votre employeur ou de la partie externe qui a acheté le service.
À cet égard, UQ note naturellement que UQ ou ses membres peuvent également traiter vos données sur la base d’un ” intérêt légitime ” de traitement. Par exemple, UQ peut vous informer de nouveaux services ou produits susceptibles de vous intéresser si vous avez déjà établi une relation avec UQ à cet égard. Comme par le passé, UQ le fera toujours dans des limites raisonnables et jamais de manière agressive ou indésirable.
Quelle est la source des données personnelles?
UQ obtient les données personnelles qu’elle traite auprès des personnes physiques concernées elles-mêmes (directement) ou auprès de sociétés affiliées. Dans le cas de l’utilisation des plateformes logicielles de UQ, les données à caractère personnel peuvent également être initialement obtenues auprès de tiers tels que votre employeur, un recruteur ou toute autre partie qui utilise ces plateformes logicielles. Dans le cas susmentionné, UQ recevra initialement certaines données d’identification telles que le prénom, le nom et l’adresse e-mail afin de vous envoyer un e-mail d’invitation à la demande du tiers.
UQ peut faire appel à des services tiers qui utilisent la technologie de suivi des sites Web pour suivre vos activités, interactions, préférences et autres informations relatives à l’ordinateur et à la connexion (telles que l’adresse IP). Nous utilisons également des cookies et des technologies similaires pour recueillir des informations sur l’utilisation de notre site web et de nos services. Nous pouvons également recueillir des données si vous les avez rendues publiques sur des médias publics/sociaux (par exemple, LinkedIn).
Bien sûr, nous n’utilisons jamais ces données à mauvais escient.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?
UQ conserve les données personnelles qu’elle traite aux fins du traitement et assure l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données personnelles, tant sur le plan technique qu’organisationnel. En outre, UQ tient à jour les données personnelles qu’elle traite dans toute la mesure du possible et les efface ou les améliore si nécessaire.
En cas de vente de “software as a service” à des clients, UQ conservera les données personnelles conformément à l’accord pertinent avec ce client. Après la résiliation de cet accord, UQ conservera ces données pour une durée maximale de cinq ans ou ces données seront anonymisées.
UQ ne conserve pas les données personnelles de son personnel (identification, services, données salariales, déclaration multifonctionnelle à l’Office national de sécurité sociale, déclaration fiscale, etc.) plus de cinq ans après la fin du contrat de travail/de service, sauf en cas de procédure judiciaire, auquel cas les données peuvent être traitées jusqu’à un maximum de trois ans après le règlement définitif. Nous agissons ainsi pour respecter toutes sortes d’obligations et de délais de prescription sociaux, fiscaux et autres. Les données sensibles (par exemple, les absences médicales) ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’exécution de l’accord concerné ou aussi longtemps qu’il est nécessaire de les conserver sous une forme ou une autre.
Comment protégeons-nous vos données personnelles?
UQ garantit l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données personnelles, tant sur le plan technique qu’organisationnel. UQ stocke les données personnelles importantes/sensibles sur ses propres serveurs sécurisés qui sont gérés en interne, ainsi que sur des serveurs sécurisés de tiers. Les données personnelles sont principalement traitées au siège de UQ en Belgique, mais des transferts de données vers d’autres endroits dans le monde sont également possibles lorsque des tiers sont impliqués, par exemple dans le cas de serveurs de données basés sur le cloud.
Avec qui partageons-nous vos données personnelles?
UQ traite principalement elle-même les données personnelles (tant en interne qu’en externe à des fins d’information et de communication) et agit en tant que responsable du traitement des données, avec ses sociétés affiliées. UQ et ses membres ne transmettent des données à des tiers que lorsque cela est nécessaire. Seules les données strictement nécessaires sont communiquées dans ce cas et, si nécessaire, ces données sont également anonymisées.
UQ peut également partager vos données personnelles avec tout tiers à qui vous avez demandé de partager vos données personnelles, comme Facebook, Linkedin, Google ou d’autres médias sociaux.
Sur la base d’intérêts légitimes, vos données personnelles peuvent également être transmises à des partenaires externes qui nous assistent dans nos services. Ils ont accès à vos données personnelles lorsque cela est strictement nécessaire à l’accomplissement de leurs activités en tant qu’entreprise. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données à d’autres fins. Quelques exemples d’activités de tiers sont les fournisseurs de support marketing, l’hébergement de serveurs web et d’applications, les fournisseurs de support marketing, personnel, clients et fournisseurs (par exemple secrétariat social, courtier d’assurance, …).
Dans le cadre de partenariats stratégiques établis concernant certaines applications ou modules proposés au sein des plateformes logicielles de UQ, des données personnelles peuvent également être transmises aux différents intervenants. Ces parties sont considérées comme des co-traitants de ces données.
Vos données personnelles ne seront pas vendues ou louées à des tiers.
UQ peut à tout moment divulguer vos données personnelles pour faire appliquer ses politiques, se conformer à ses obligations légales ou dans l’intérêt de la sécurité, de l’intérêt public ou de l’application de la loi. Cette disposition s’applique à tout pays dans lequel UQ possède des entités ou des succursales. En outre, vos informations peuvent également être divulguées dans le cadre d’un litige réel ou proposé ou pour protéger notre propriété, notre sécurité, nos droits humains et autres.
En cas de vente ou de fusion de tout ou partie des activités de UQ avec une autre société, vos données seront transmises au(x) nouveau(x) propriétaire(s) de la société ou au(x) conseiller(s) de l’acheteur potentiel. Dans le cas précité, des mesures appropriées seront prises pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles. Toutefois, l’utilisation de vos données personnelles reste soumise à la présente politique.
Transfert de vos données personnelles
Le transfert de vos données personnelles à des parties étrangères, y compris en dehors de l’UE, peut s’avérer absolument nécessaire pour l’exécution de certains accords et la personne concernée donne donc son consentement à ce traitement. Si UQ transfère des données à caractère personnel à une personne située en dehors de l’UE et ne figurant pas sur une liste de ” pays sûrs ” (en vertu du GDPR), elle appliquera, dans la mesure du possible, les garanties de sécurité appropriées à cet effet, notamment par le biais de dispositions contractuelles spécifiques. UQ s’assure, dans la mesure du possible, que les partenaires externes qui traitent les données personnelles en son nom ou qui sont (co-)responsables du traitement des données respectent les dispositions du GDPR.
Quels sont vos droits en tant que personne concernée par le GDPR?
UQ s’assure que vous, en tant que personne physique concernée, pouvez exercer les droits qui vous sont accordés par le GDPR : droit à l’information; accès; copie; rectification; oubli; restriction et opposition au traitement et portabilité des données. En outre, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à un responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
Si vous recevez des courriels commerciaux, des bulletins d’information ou des communications similaires de la part de UQ, vous pouvez vous désabonner à tout moment.
Vous pouvez exercer vos droits gratuitement et par voie électronique en utilisant les coordonnées figurant au début de la présente déclaration. Si nécessaire, nous pouvons vous demander de vérifier votre identité afin de nous assurer que votre demande est légitime. Dans certaines circonstances, en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, UQ peut refuser l’accès à vos informations ou ne pas donner suite à votre demande. Uniquement dans le cas de demandes excessivement lourdes, UQ peut vous facturer des frais administratifs.
Pourquoi utilisons-nous des cookies sur notre site web?
Sur notre site web, nous utilisons des cookies et des statistiques web. Nous le faisons pour voir comment les visiteurs utilisent notre site web et ces informations nous aident à améliorer le site web. Les cookies de tiers sont utilisés à des fins de marketing et de vente.
Un cookie est un simple petit fichier qu’un site web enregistre sur votre disque dur via le navigateur. Les informations sont stockées dans un cookie. La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les cookies, mais vous pouvez réinitialiser votre navigateur pour qu’il refuse tous les cookies ou pour qu’il indique quand un cookie est envoyé. Toutefois, certaines fonctions et certains services, sur notre site et sur d’autres sites web, peuvent ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés dans votre navigateur.
Une plainte ou une question concernant vos données personnelles?
Pour toutes vos questions, demandes ou plaintes concernant le traitement de vos données personnelles à UQ, veuillez nous contacter à l’adresse électronique prévue à cet effet : privacy@uqalify.com. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données ou GBA (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). C’est le nouveau nom de la commission de la protection de la vie privée. Vous pouvez également toujours faire appel aux tribunaux nationaux.
Si vous avez connaissance d’une violation de données ou si vous la soupçonnez, veuillez nous en informer immédiatement à l’adresse privacy@uqalify.com.
Version de la présente déclaration de confidentialité
UQ peut, pour diverses raisons, apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente peut toujours être consultée sur notre site Web. Dès sa publication, la version mise à jour prendra effet immédiatement.
Cette déclaration a été mise à jour pour la dernière fois le 18 mars 2022.